Justin Doicilă, director la Școala nr. 150 din București, a declarat că birocrația din unitatea de învățământ a fost redusă prin utilizarea platformei de management organizațional VIVA. „Consider că, în momentul acesta, cine are o astfel de platformă, practic, și-a ușurat munca cu 35%”, a declarat acesta. Directorul a afirmat că „platforma ne ajută destul de mult, pentru că are un model actualizat de documente”, „toate aceste modele de documente sunt cu antetul unității noastre și imediat poți utiliza modelul în activitatea de management”.
- Platforma Viva SCIM (sistemul de control intern managerial) este un pachet informatic documentat din experiența școlilor și acoperă complet nevoile acestora. Sunt peste 3.000 de unități de învățământ înregistrate pe platformă.
- Platforma de management organizațional VIVA se actualizează automat ori de câte ori un act normativ intră în vigoare. DirectoriI care o folosesc deja spun că este o soluție esențială pentru modul în care unitățile de învățământ gestionează atât procesele administrative, cât și cele educaționale.
- Prin preluarea sarcinilor administrative repetitive, asigurarea conformității legislative și oferirea unui suport constant, Platforma VIVA eliberează timp prețios. Timp pe care personalul școlar îl poate dedica elevilor, pasiunii pentru predare, inovației didactice și, nu în ultimul rând, propriei persoane.
„Am eliminat din efortul de căutare în jur de 35%, pentru că, în momentul în care aveai o adresă, aveai nevoie de informație, ceea ce îți ocupa timp. Era necesar să cauți, să te documentezi pentru aceste lucruri. Acum, ele fiind actualizate cu legislația, utilizarea lor este mult mai ușoară și poți avea un document în timp util, poți respecta un termen, chiar dacă este scurt. Practic, ai o soluție la o problemă care apare în viața de zi cu zi a managerului școlii. Deci, consider că, în momentul acesta, cine are o astfel de platforma, practic, și-a ușurat munca cu 35%”, explică directorul.
Justin Doicilă subliniază că în platformă sunt proceduri pentru fiecare departament în parte:
„Pe partea de proceduri, sunt o serie de proceduri stabilite pentru fiecare departament în parte. La începutul anului școlar, de exemplu, folosim cel mai des procedura de acces în unitate a elevilor, a părinților, a persoanelor străine. Este important, înainte de toate, să ai o procedură de acces, pentru că, începând cu 1 septembrie, când la noi începe anul școlar, este nevoie de acces în unitate. Dacă ai această procedură, deja lucrurile sunt în regulă. Cadrele didactice, personalul, elevii pot avea acces în baza acestei proceduri, aprobată în consiliul de administrație și ulterior pusă la dispoziția personalului din școală și a părinților, a elevilor.”
Directorul Școlii explică și că documentele au deja antetul unității de învățământ:
„Când platforma VIVA este contractată de școală, toate modelele de proceduri, decizii și hotărâri CA sunt cu antetul unității noastre și atunci imediat poți utiliza modelul în activitatea de management.
Avem și partea de organizare a activităților extrașcolare, cu o secțiune separată pentru coordonatorul de proiecte, programe.”
Noi facilități disponibile în Platforma Viva
- Digitalizarea deplină prin Semnătura electronică: Una dintre cele mai importante actualizări este posibilitatea de a semna electronic toate procedurile. Începând cu luna aprilie, toți responsabilii implicați pot semna procedurile direct în format digital, procesul de digitalizare devine astfel real și practic la nivelul unității de învățământ, în ceea ce privește documentele interne.
- Noul modul de Achiziții publice: un instrument esențial care centralizează întreaga activitate de achiziții a instituției. De la planificarea inițială până la documentarea finală, totul se realizează în câteva click-uri. Acest modul face ca fluxul de aprobare să fie mult mai accesibil, păstrând toate documentele justificative într-un singur loc.
- Adaptabilitate și sprijin personalizat: disponibilitatea echipei VIVA de a se adapta permanent nu doar cerințelor, ci mai ales doleanțelor specifice ale instituțiilor de învățământ partenere. Echipa este în permanență alături de parteneri, le oferă suportul necesar pentru ca activitatea acestora să fie cât mai eficientă și lipsită de griji.
- Discount semnificativ pentru parteneri noi: o surpriză plăcută la început de drum, detaliile se discută direct, „față în față”, cu cei interesați să demareze o colaborare cu platforma VIVA.
Redăm interviul integral cu directorul Justin Doicilă:
Întrebare: De când aveți platforma în școală și ce s-a schimbat după ce ați început să o folosiți?
Justin Doicilă: Avem platforma pentru al doilea an consecutiv, respectiv toate serviciile pentru procedurile actualizate din sistemul de învățământ: partea de administrație, contabilitate, secretariat, bibliotecă și, desigur, personalul didactic.
Inițial, am început cu acest serviciu legat de proceduri, după care, atunci când legislația ne-a permis, ne-am extins către serviciul de catalog electronic. Platforma VIVA este o formă de digitalizare care ne ajută foarte mult. Personalul de conducere și personalul didactic-auxiliar au conturi cu care se pot loga în aceste aplicații și pot utiliza documentele specifice. De exemplu, secretarul se poate loga cu contul disponibil și poate utiliza documentele actualizate: adeverințe de elev, adeverințe de salariat, extras pentru salariat, cereri de transfer. (…)
Pentru platforma de management, inclusiv catalogul electronic, funcțiile sunt îmbunătățite de la an la an. Personalul didactic are niște date de logare, cu care intră în această aplicație, pe un dispozitiv pus la dispoziție de școală (laptop sau tabletă), unde își poate face prezența la clasă, unde poate trece notele din agendă, unde poate motiva absențele, unde poate comunica cu părintele, da, înregistrează sancțiuni. Este o platformă bine pusă la punct.
Întrebare: Am văzut că sunt tot felul de proceduri/documente pe care le au de făcut directorii de școli. La ce vă ajută platforma aceasta?
Justin Doicilă: Platforma VIVA ne ajută mult, pentru că are un model actualizat de documente. Când spun actualizat, mă refer cel mai mult la partea legislativă. Respectă legislația în vigoare și atunci poți utiliza acest model de document pentru a redacta cu rapiditate ceea ce este necesar într-o situație cu termen.
Când această platformă este contractată, toate aceste modele de proceduri, decizii și hotărâri CA sunt cu antetul unității respective și atunci imediat poți utiliza modelul în activitatea de management. Avem și partea aceasta de organizare a activităților extrașcolare, cu o secțiune separată pentru coordonatorul de proiecte, programe.
O altă latură importantă este protecția datelor cu caracter personal. Avem documente cu antet, deci personalizate și actualizate cu legislația în vigoare, astfel încât le poți utiliza la începutul anului școlar, atât pentru cadrele didactice angajate în unitate, cât și pentru părinții care sunt de acord sau nu – depinde de la părinte la părinte – cu prelucrarea acestor date cu caracter personal, în ceea ce privește elevul înscris în unitatea noastră.
Pe partea de proceduri, sunt o serie de proceduri stabilite pentru fiecare departament în parte. La începutul anului școlar, de exemplu, folosim cel mai des procedura de acces în unitate a elevilor, a părinților, a persoanelor străine. Este important, înainte de toate, să ai o procedură de acces, pentru că, începând cu 1 septembrie, când începem anul școlar, este nevoie de acces în unitate. Dacă ai această procedură, deja totul este în regulă. Cadrele didactice, personalul auxiliar, elevii pot avea acces în baza acestei proceduri, care este aprobată în consiliul de administrație și ulterior pusă la dispoziția personalului din școală și a părinților, a elevilor.
Întrebare: Ce presupune activitatea dumneavoastră de zi cu zi? Cât de organizat trebuie să fie un director de școală?
Justin Doicilă: Consider că organizarea este elementul esențial în managementul unei unități școlare. Dacă nu ai lucrurile bine stabilite, bine organizate și soluții la timp, mai ales pe termenele scurte ce vin de la inspectorat, de la primărie, de la alte instituții cu care colaborăm pentru bunul mers al al școlii, atunci pot exista probleme. Și aici mă refer la întârzierea, când vorbim de termen, respectiv nesoluționarea anumitor situații, reclamații, petiții, adrese.
Întrebare: Cum arăta o zi de serviciu înainte să aveți platforma și cum arată o zi acum?
Justin Doicilă: Am eliminat din efortul de căutare în jur de 35%, pentru că, în momentul în care aveai o adresă, aveai nevoie de informație, ceea ce îți ocupa timp. Da, era necesar să cauți, să te documentezi. Acum, ele fiind actualizate cu legislația, utilizarea lor este mult mai ușoară și poți avea un document în timp util, poți respecta un termen, chiar dacă el e scurt. Practic, ai o soluție la o problemă care apare în viața managerului, zi de zi. Consider că, în momentul acesta, cine are o astfel de platforma de management, practic, și-a ușurat munca cu 35%, din punctul meu de vedere.
Întrebare: Ce module cuprinde platforma VIVA?
Justin Doicilă: Modele de documente pentru profesorul diriginte, pentru că acesta are nevoie de o mapă a dirigintelui – chiar așa se numește – unde există o serie de documente manageriale, că și el este un manager mai mic, manageriază o clasă.
Sunt documente pentru comisiile permanente din școala noastră, având fiecare un responsabil. Și acest responsabil primește un cont în platforma VIVA, cu care se poate loga și poate utiliza modelul de document pentru comisia respectivă. De exemplu, una dintre ele este comisia pentru managementul burselor școlare, pentru care are nevoie de proces verbal și o listă lunară. Documentele ajung în consiliul de administrație, sunt aprobate și merg mai departe către responsabilul care le trimite către inspectorat, primărie și așa mai departe. Coordonatorul de proiecte și programe are la rândul lui o secțiune de unde poate utiliza modele de documente.
Chiar și comitetul de părinți / consiliul reprezentativ al părinților are o secțiune care poate fi pusă la dispoziție pentru utilizarea modelelor de documente.
Fișele de evaluare pentru personal sunt un alt element important. Este un model pe care platforma ți-l propune. Tu îl poți adapta pentru specificul școlii tale. Nu este obligatoriu să menții acel model, el te ajută, pentru că este actualizat cu legislația și are și antet de școală. Mai departe, trebuie pus documentul la dispoziția membrilor din comisie, ei pot să vină cu eventuale propuneri, după care se aprobă documentul în consiliul de administrație, așa cum se face cu absolut orice document de importanță majoră.
Avem și modele de diplome sau adeverințe pentru diferite concursuri sau activități școlare, extrașcolare, și aici echipa VIVA vine cu îmbunătățiri în fiecare an. Anul anul a apărut secțiunea dedicată Consiliului Școlar al Elevilor, unde și ei pot avea acces și pot utiliza modele de documente, pentru că și elevii au întâlniri în cadrul consiliului, la nivel de școală, la nivel de municipiu, email-ul școlii este transmis către forurile lor de conducere și atunci toate aceste comunicări circulă în rețea. Le putem așadar pune la dispoziție această secțiune. O astfel de platformă mulțumește toți partenerii educaționali.
Întrebare: Cum a fost redusă birocrația cu ajutorul platformei VIVA?
Justin Doicilă: Consider că birocrația a fost redusă. Platforma ne oferă un registru online unde sunt înregistrate procedurile și atunci nu mai este nevoie de un registru fizic, unde să fie înregistrate aceste proceduri. Nu mai ai nevoie de 11, 12 sau chiar 15 dosare doar pe proceduri. Pur și simplu, dacă ai nevoie de o anumită procedură pentru una dintre comisiile permanente, atunci clar intri pe platformă, acolo unde ai salvat în folderul electronic, îți scoți procedura înregistrată, o analizezi și o pui la dispoziția celor interesați. Mai ales în cadrul unei inspecții s-a redus mult birocrația, se pune la dispoziție acest format electronic, strict pe ce are nevoie inspectorul respectiv, de exemplu.
Întrebare: Ce feedback ați primit de la colegii dumneavoastră?
Justin Doicilă: Noi în școală avem mai multe secțiuni digitalizate. La noi și accesul în școală se face digitalizat, pe bază de cartelă. Utilizăm tehnologia în clasă pe tablele inteligente, condica se semnează electronic. Oamenii au înțeles că este necesar și acum utilizează cu succes în proporție de peste 90% toate aceste resurse digitale.
Întrebare: Care sunt principalele avantaje pe care le are platforma în relația cu cadrele didactice, părinții și elevii?
Justin Doicilă: În primul rând, platforma VIVA îți reduce timpul de căutare a informației, este mult mai eficientă în procesul de management al unității și al clasei, în ceea ce privește pe diriginți. Este o platformă care e de viitor și ar putea elimina anumite trasee fizice, pentru că în relația unității de învățământ cu inspectoratul, primăria sau alte instituții de genul acesta încă se folosește acest traseu al documentelor fizice. În anumite situații se acceptă documentul în format electronic, în condițiile în care un manager are o semnătură electronică, consider că nu mai este necesar să plimbăm o hârtie și să delegăm un om care să plece aproape zilnic să ducă niște documente la inspectorat, la primărie sau la alte instituții. Pe viitor ar putea fi implementată o astfel de platformă și la nivel interinstituțional.
Întrebare: Cum sunt înregistrate sancțiunile?
Justin Doicilă: Conform regulamentului școlar, elevii pot fi sancționați pentru fapte care încalcă regulamentul școlar. Sancțiunile sunt observația individuală, scrisă sau verbală. Dacă este scrisă, ea poate fi înregistrată în acest catalog VIVA și este vizibilă pentru părinte. De altfel, regulamentul specifică ca această sancțiune să fie trecută și în catalog. O altă sancțiune este mustrarea scrisă, cu sau fără scăderea notei la purtare.
De obicei, aceste două sancțiuni sunt la îndemâna profesorului diriginte. El nu are nevoie de consiliul clasei sau de alte aprobări pentru a decide asupra acestor sancțiuni. Mergând mai departe pe partea de sancțiuni, bineînțeles că elevului i se poate lua bursa pentru o perioadă de la 1 la 3 luni, poate fi lăsat acasă pentru o perioadă stabilită în consiliu și așa mai departe. Sunt și sancțiuni mai grave. Nu este cazul la noi în școală, consider că gestionăm lucrurile destul de bine. Aceste sancțiuni sunt vizibile părinților în catalogul electronic, așa cum sunt vizibile în timp real notele, absențele, motivarea acestora. Părinții pot încărca cererea de motivare – fie cerere pe motive personale, adeverințe medicale sau alt tip de de document – în catalogul electronic. Dirigintele vede și atunci poate motiva absențele în baza acestui document justificativ.
Despre platforma VIVA
Platforma de management organizațional VIVA se actualizează automat ori de câte ori un act normativ intră în vigoare. DirectoriI care o folosesc deja spun că este o soluție menită să revoluționeze modul în care unitățile de învățământ gestionează atât procesele administrative, cât și cele educaționale.
- Pentru a afla mai multe și pentru a experimenta platforma Viva accesați link-ul: https://viva-scim.ro/, sau pe adresa de email: contact@viva-scim.ro.
Printr-un simplu click, în Platforma de management organizațional VIVA directorii unităților de învățământ, personalul administrativ și cel didactic pot accesa decizii, regulamente, planuri operaționale, rapoarte, proceduri și multe alte documente necesare în activitatea zilnică, toate în format editabil adaptate tipului unității din care fac parte.
Platforma VIVA este o soluție software complexă, concepută special pentru a răspunde nevoilor specifice ale unităților de învățământ din România. Aceasta integrează o serie de module și funcționalități menite să optimizeze activitatea administrativă a școlii. Una dintre componentele cheie este gestionarea eficientă a documentelor școlare. Platforma oferă acces la o bibliotecă extinsă de documente necesare pentru buna funcționare a unității. Achiziția platformei în această lună include, ca bonus, Aplicația InfoRegis, un instrument performant pentru gestionarea eficientă a corespondenței și a documentelor unității, optimizând fluxurile de lucru și reducând birocrația.