A lucrat timp de 7 ani în două școli, apoi a creat platforma ce reduce povara birocratică pentru directori, personal auxiliar și profesori din peste 2.100 de școli / Narcis Alexandru, CEO și fondator Viva: Ne gândim zi de zi cum putem ajuta unitățile de învățământ

„Platforma de management organizațional Viva a fost creată cu scopul de a simplifica și eficientiza procesul de organizare a tuturor documentelor din unitățile de învățământ”, spune într-un interviu pentru Edupedu.ro Narcis-Ionuț Alexandru, CEO și fondator Viva. Acesta a precizat că „motivația principală a fost de a reduce povara birocratică” pentru directori, pentru personalul auxiliar și pentru profesori și aceasta a apărut după ce a lucrat timp de 7 ani în două unități de învățământ.

„Lipsa de personal coroborată cu presiunea de a fi mereu în pas cu schimbările și dorința de a ajuta (…) m-au ajutat să acumulez foarte multe cunoștințe și informații”, spune fondatorul Viva, despre perioada petrecută ca angajat în Învățământ.

Povara birocratică de pe umerii personalului din școli este uriașă, iar zi de zi aceasta devine și mai stufoasă, cu fiecare cerere venită de la inspectoratele școlare, de la Ministerul Educației sau de la diferite instituții sau organizații care se adresează acestora. Ceea ce face Platforma Viva este să le „permită profesorilor să se concentreze pe aspecte mai importante legate de educație, iar în zona de management administrativ să fie redus timpul și efortul necesar elaborării documentelor necesare pentru buna funcționare a unității, platforma generând automat documente personalizate pe baza specificului fiecărei unități”, a spus Narcis Alexandru.

Domeniul educațional este unul specific, cu nevoile și limitele lui, cu foarte multe particularități. Cum de sunteți atât de familiarizat cu acesta încât să dezvoltați o soluție pentru școli?

Narcis Alexandru: Cu siguranță, domeniul educațional este un teritoriu vast, plin de provocări și cerințe specifice, care necesită o abordare specifică, dar și inovativă, pentru a răspunde nevoilor diverse ale sistemului în ansamblu. Experiența mea în acest domeniu a fost, în principal, conturată pe durata celor 7 ani petrecuți în interiorul a două unități de învățământ.

Lipsa de personal coroborată cu presiunea de a fi mereu în pas cu schimbările și dorința de a ajuta, de a contribui la îmbunătățirea activității din cele două unități de învățământ m-au ajutat să acumulez foarte multe cunoștințe și informații. Astfel, am căutat mereu modalități de a dezvolta soluții care să răspundă nevoilor reale ale unităților de învățământ și să adreseze provocărilor cu care se confruntă acestea.

Care a fost motivația inițială pentru dezvoltarea Platformei de management organizațional și ce nevoi specifice încearcă să adreseze aceasta?

Narcis Alexandru: Platforma de management organizațional Viva a fost creată cu scopul de a simplifica și eficientiza procesul de organizare a tuturor documentelor din unitățile de învățământ. Motivația principală a fost de a reduce povara birocratică pentru conducerea școlilor, pentru personalul auxiliar (unde este o lipsă de personal acută), dar și pentru cadrele didactice, permițându-le să se concentreze pe aspecte mai importante legate de educație, iar în zona de management administrativ să fie redus timpul și efortul necesar elaborării documentelor necesare pentru buna funcționare a unității, platforma generând automat documente personalizate pe baza specificului fiecărei unități. Asigură în permanență conformitatea cu legislația în vigoare, oferind chiar un suport specializat la zona de asistență.

De ce este diferită această platformă față de alte sisteme similare disponibile pe piață? Cum vă diferențiați în cadrul sectorului educațional?

Narcis Alexandru: Platforma Viva se diferențiază, în principal, prin modul de lucru cu unitățile de învățământ. Cu o abordare integrată, oferind posibilitatea în cadrul aceleiași platforme să punem la dispoziție mai multe module, încercăm în permanență să abordăm în mod personalizat fiecare unitate de învățământ. Astfel toate documentele sunt adaptate la specificul fiecăreia, actualizate zilnic conform modificărilor legislative, iar suportul nostru tehnic corespunde în permanență celor mai exigente solicitări. De aceea, credem cu tărie că în zona aceasta nu putem fi niciodată suficient de pregătiți încât să ne oprim din procesul de învățare continuă, ba dimpotrivă, suntem în permanență conștienți că pregătirea noastră, a celor din echipa Viva, are un rol fundamental.

În plus, ne gândim zi de zi cum putem ajuta unitățile de învățământ, cum putem oferi mai multă valoare, practic surprindem în mod plăcut colaboratorii noștri, zi de zi. În acest moment, pe piață, nu există o platformă la fel de complexă și completă.

Pentru a putea ajuta cât mai multe unități de învățământ, avem un abonament lunar foarte, foarte avantajos, astfel încât fiecare unitate să și-l poată permite.

Care sunt dificultățile pe care unitățile de învățământ le-au depășit cu ajutorul platformei?

Narcis Alexandru: Cele peste 2.100 de unități de învățământ care utilizează platforma Viva au redus semnificativ timpul alocat elaborării și organizării documentelor atât ale unității la modul general, dar și pe fiecare compartiment și în special în zona comisiilor cu caracter permanent și a comisiilor cu caracter temporar. Se elimină apariția greșelilor umane ca urmare a volumului uriaș de documente ce trebuie realizate pe parcursul anului școlar, se îmbunătățește semnificativ transparența și eficiența proceselor interne.

Directorii, personalul din zona administrativă și profesorii care utilizează platforma Viva se pot concentra pe actul educațional și proiecte educaționale

Care sunt câteva dintre cele mai importante schimbări pe care le-ați observat în unitățile care utilizează platforma?

Narcis Alexandru: Unitățile care utilizează platforma de management organizațional Viva reușesc să se concentreze pe actul educațional mai mult, timpul fiind astfel mai bine gestionat atât de către conducerea unităților de învățământ, personalul din zona administrativă, cât și de cadrele didactice ce se pot concentra pe proiectele educaționale și progresul în zona aceasta, cu toții fiind convinși că din punct de vedere al documentelor au tot sprijinul nostru necondiționat. Certitudinea este că, indiferent de situație, control sau solicitare au deja un partener care îi sprijină, și acest lucru aduce un sentiment neprețuit în rândul colaboratorilor noștri și ne este în permanență împărtășit de către aceștia.

Cum integrați feedback-ul primit de la utilizatori în evoluția platformei? Puteți da un exemplu concret de modificare realizată pe baza sugestiilor utilizatorilor?

Narcis Alexandru: Feedback-ul din partea utilizatorilor este unul din pilonii principali care a stat la baza evoluția platformei Viva. Echipa noastră colectează activ feedback prin diverse metode, inclusiv sondaje, formulare de contact și interacțiuni directe cu clienții.

Suntem foarte receptivi la părerile utilizatorilor și le integrăm constant în dezvoltarea platformei. Un exemplu concret este implementarea unui modul de generare a adeverințelor pentru elevi, sau posibilitatea sa genereze automat diplome și premii, integrarea aplicației de registratura electronică, toate fiind realizate ca urmare a discuțiilor directe cu cei cu care colaborăm. De asemenea, ideea apariției modulului de cursuri a venit tot în urma unor dialoguri.

Chiar acum lucrăm la un editor de text pentru a-și putea completa toate deciziile, dar și alte documente direct in platforma.

NOU Modul de generare a adeverințelor pentru elevi, generarea automată a diplomelor și modul de cursuri pentru profesori

Ce măsuri de securitate ați implementat pentru a proteja datele și informațiile gestionate prin platforma dumneavoastră?

Narcis Alexandru: Platforma Viva beneficiază de măsuri de securitate ridicate, de altfel, cred că nici nu poate exista o alternativă în condițiile prezente ale vremurilor. În mod categoric, toate datele și informațiile sunt stocate pe servere securizate la Microsoft Azure, cu acces securizat și monitorizat. Platforma utilizează protocoale de criptare avansate pentru a proteja transmiterea de date. Evident este nelipsită opțiunea multi-factor pentru a reduce riscul de acces neautorizat și, nu în ultimul rând, suntem în permanență la zi cu cele mai recente actualizări și patch-uri de securitate.

Ce funcționalități noi sau îmbunătățiri sunt în plan pentru platforma Viva? Ce direcții de dezvoltare aveți în vedere pentru următorii ani?

Narcis Alexandru: Echipa Viva lucrează constant la îmbunătățirea platformei și la implementarea de noi funcționalități, dezvoltăm module care să vină în sprijinul unităților de învățământ, astfel încât să devenim o soluție optimă pentru cât mai multe sarcini ce pot fi automatizate la nivelul acestor unități, atât în zona administrativă, cât și in aria educațională. Luăm în calcul utilizarea Inteligenței Artificiale, integrarea cu alte sisteme până la adăugarea de noi cursuri și materiale de instruire pentru a acoperi o gamă cât mai largă de subiecte relevante pentru domeniul educațional.

Puteți vorbi despre parteneriatele pe care le-ați format și cum acestea contribuie la succesul platformei?

Narcis Alexandru: Suntem mereu deschiși spre parteneriate și aici putem menționa un număr important de unități de învățământ, formatori, consultanți, furnizori de tehnologie și lista, cu siguranță, nu se oprește aici, dar mai important dorim să subliniem rezultatul: crearea unei soluții, care să prioritizeze procesul educațional și să sprijine eforturile celor implicați. Platforma Viva a fost concepută având la bază o înțelegere profundă a cerințelor și a dinamicii specifice ale mediului educațional, iar obiectivul ei principal a fost și este să ofere un instrument eficient și adaptabil, ușor de folosit în activitatea de zi cu zi.

Ce rol joacă educația și formarea continuă în strategia platformei? Cum vă asigurați că utilizatorii sunt bine pregătiți pentru a folosi eficient platforma?

Narcis Alexandru: Educația și formarea continuă sunt esențiale pentru succesul platformei Viva, așa cum am menționat deja. Echipa Viva pune la dispoziția utilizatorilor webinarii periodice și materiale informative (newslettere, tutoriale video) pentru clarificarea anumitor aspecte sau pentru a prezenta noutăți în domeniu. De asemenea, platforma este concepută pentru a fi ușor de utilizat, intuitivă, chiar și pentru cei cu mai puține cunoștințe de informatică. În plus, la momentul implementării, echipa Viva asigură instruirea personalului din cadrul unității de învățământ pentru a le permite o utilizare corectă și eficientă a platformei.

Platforma de management organizațional Viva este un instrument complex și valoros care nu ar trebui să lipsească din nicio unitate de învățământ. Oferim o gamă largă de funcționalități care sunt actualizate constant pentru a fi în concordanță cu legislația în vigoare. Echipa Viva oferă sprijin utilizatorilor și asistența necesară pentru a profita la maximum de platforma și ne dorim să oferim timp personalului din unițățile de învățământ pentru a se concentra pe ceea ce contează cu adevărat.

Cred cu tărie că abordările inovatoare și soluțiile adaptate pot juca un rol crucial în îmbunătățirea calității educației. Prin implicarea și eforturile noastre, putem contribui la modelarea unui viitor educațional superior și incluziv pentru generațiile viitoare.

Citește și:

VIDEO Directorii de școli să nu se mai zbată singuri în această încercare de a le cuprinde pe toate, spune Bianca-Virginia Ibadula, managerul Colegiul Național „Mihai Eminescu” din Constanța, care folosește platforma Viva cu documentele necesare pentru fiecare unitate de învățământ

Simplifică munca profesorilor și directorilor, reface relația dintre școală și părinți, provoacă schimbări în bine prin transformarea digitală – acesta este impactul Viva Catalog în școli (P)

Directorii, profesorii și secretarele din peste 2.000 de școli folosesc platforma care reduce birocrația și rezolvă administrarea a peste 350 de proceduri actualizate constant / Cursuri online de formare – gratuit pentru utilizatori (P)

Documentele pentru fiecare comisie din școală și indicații pe fiecare standard ARACIP, oferite de platforma VIVA (P)

Toate documentele necesare directorilor și profesorilor, la un click distanță. De la creșă și până la liceu, platforma VIVA conține acte organizate pe secțiuni, personalizate pe fiecare unitate și actualizate cu legislația în vigoare (P)

Noi, ca profesori, învățăm toată viața. Modul în care profesorul predă are acel substrat de management, spune directoarea Școlii „Ioan Creangă” din Cluj / Soluțiile din platforma care conține legislația actualizată, procedurile și documentele necesare cadrelor didactice

Toată lumea vede activitatea profesorilor de 18 ore de predare. Profesorul este și un funcționar, spune un director de școală / Utilitatea platformei care eliberează cadrele didactice de și mai multă muncă administrativă, explicată de doi directori