Finalul de an școlar înseamnă pentru multe școli zeci de rapoarte, verificări și documente care trebuie întocmite într-un timp foarte scurt. Situațiile școlare trebuie încheiate, bursele calculate, foile matricole completate, iar modificările legislative implementate aproape imediat. Doi directori de școli, din Covasna și Botoșani, spun într-un interviu acordat Edupedu.ro că utilizarea catalogului electronic VIVA le-a simplificat aceste activități, iar Narcis Alexandru, dezvoltatorul platformei, afirmă că fiecare funcție nouă este construită pornind de la problemele reale semnalate de profesori, directori și secretariate.
„Platforma VIVA Catalog a eliminat o mare parte dintre centralizările făcute manual”, a declarat András Bejan, directorul Colegiului Național „Nagy Mózes” din Târgu Secuiesc și, în același timp, „eficientizează și simplifică activitatea didactică și administrativă, reducând considerabil timpul alocat operațiunilor repetitive și documentelor pe suport de hârtie”, a spus Ioana Daniela Avârvari, director adjunct al Școlii Gimnaziale „Ștefan cel Mare” din Botoșani.
Catalogul Electronic Școlar VIVA
- Implementare la cheie: Cât de ușor a fost procesul de adopție a Catalogului VIVA, având în vedere că echipa VIVA asigură implementarea integrală la nivelul unității de învățământ?
- Funcționalitate și suport: Deși are extrem de multe funcționalități, cât de intuitiv este catalogul VIVA în utilizarea zilnică? Cum ajută zona specială de tutoriale și informații dedicate?
- Stabilitate și timp real: Cum influențează activitatea profesorilor faptul că toate informațiile se procesează în timp real, pe o platformă cu cel mai înalt nivel de stabilitate?
- Deschiderea spre feedback: Cât de receptivă este echipa VIVA la sugestiile venite din partea cadrelor didactice și la alinierea rapidă cu noile legi din învățământ?
- Eficiența suportului tehnic: Cum evaluați rapiditatea și eficiența echipei de suport VIVA?
- Condica de prezență digitală: Cât de utilă s-a dovedit a fi integrarea condicii de prezență în format electronic în cadrul Catalogului VIVA?
- Rapoarte avansate: În ce măsură vă optimizează timpul meniurile de rapoarte din Catalogul VIVA?
- Calculul automat al burselor: Cât de mult simplifică munca meniul dedicat calculului de burse din cadrul catalogului?
Rapoarte automate pentru situația școlară, absențe, medii și burse
La Colegiul Național „Nagy Mózes” din Târgu Secuiesc, directorul András Bejan spune că profesorii folosesc zilnic rapoartele privind prezența elevilor, notele și situația școlară.
„Economisim un timp considerabil, deoarece nu mai este nevoie să centralizăm manual datele”, afirmă acesta.
La Școala Gimnazială „Ștefan cel Mare” din Botoșani, directorul adjunct Ioana Daniela Avârvari spune că sunt utilizate frecvent rapoartele privind situația școlară, frecvența elevilor, mediile și bursele.
„Catalogul electronic este un instrument de lucru util în orice școală. Acesta eficientizează și simplifică activitatea didactică și administrativă, reducând considerabil timpul alocat operațiunilor repetitive și documentelor pe suport de hârtie”.
Actualizările legislative ajung rapid în platformă
O altă provocare pentru școli o reprezintă schimbările legislative care apar pe parcursul anului școlar. Ambii directori spun că unul dintre avantajele platformei este faptul că modificările sunt integrate rapid, fără ca școlile să fie nevoite să găsească singure soluții provizorii.
„Platforma a fost actualizată rapid pentru a reflecta modificările legislative din educație, ceea ce ne-a ajutat să lucrăm eficient și în conformitate cu cerințele în vigoare”, spune András Bejan.
„Sugestiile venite din partea noastră sunt analizate cu seriozitate, iar actualizările necesare sunt implementate într-un timp scurt”, afirmă Ioana Daniela Avârvari.
Date actualizate în timp real pentru profesori, secretariat și conducere
Directorii spun că accesul permanent la informațiile actualizate îi ajută atât pe profesori, cât și pe secretariat și conducerea școlii.
„Actualizarea datelor în timp real a îmbunătățit comunicarea și organizarea activității în școală”, spune András Bejan.
La rândul său, Ioana Daniela Avârvari afirmă că „actualizarea continuă a datelor ușurează munca întregii echipe: conducere, secretariat, profesori”.
Calculul burselor și reducerea erorilor
Directorul Colegiului Național „Nagy Mózes” spune că modulul dedicat burselor este una dintre funcțiile care economisesc cel mai mult timp.
„Modulul de calcul al burselor realizează automat calculele și reduce riscul de erori, eliminând multe dintre operațiunile repetitive care înainte erau efectuate manual”, explică András Bejan.
De la experiența din școli la dezvoltarea platformei Viva Catalog
Narcis Alexandru, CEO și fondator Viva spune ca platforma de catalog electronic a fost construită pornind de la experiența directă din unitățile de învățământ și este dezvoltată permanent pe baza feedbackului primit de la profesori, directori și personalul administrativ.
„Nu am construit doar un soft, ci am construit un instrument care să rezolve probleme reale și să ofere directorilor, personalului auxiliar și didactic mai mult timp pentru ceea ce contează cu adevărat – actul educațional”, afirmă Narcis Alexandru.
Fiecare funcționalitate nouă este analizată din perspectiva utilității practice. „Nu o facem din dorința de a bifa o tendință tehnologică, ci ne uităm strict la utilitate: Cât timp salvează această funcție pentru un diriginte? Cum ușurează munca unui director? În ce mod venim în sprijinul secretariatului unității? Feedback-ul lor dictează direcția de dezvoltare”, spune fondatorul platformei Viva Catalog.
„Trăim într-o eră a inteligenței artificiale, dar în spatele oricărei soluții tehnologice de succes stă, în primul rând, inteligența și implicarea umană. Faptul că un cadru didactic știe că la capătul firului răspunde un om empatic, gata să îl ajute oricând, contează mai mult decât orice linie de cod sau orice funcționalitate avansată”, afirmă Narcis Alexandru.
Suport tehnic
Echipa VIVA a răspuns prompt atunci când directorii au avut nevoie de sprijin. András Bejan dă exemplul unei dificultăți apărute la realizarea orarului, rezolvată rapid, astfel încât activitatea școlii să nu fie afectată.
Ioana Daniela Avârvari spune că serviciul de suport tehnic este „prompt și profesionist”, oferind exemple precum asocierea profesorilor la clase, eliminarea unor discipline pentru anumiți elevi sau preluarea automată a disciplinelor în foaia matricolă.
Dezvoltatorului platformei Viva Catalog, Narcis Alexandru, spune că relația cu școlile nu se încheie odată cu implementarea catalogului, echipa oferind asistență permanentă și adaptând rapid aplicația la solicitările și modificările legislative care apar pe parcursul anului școlar.
Legat de contractare, suntem conștienți de provocările bugetare ale școlilor. De aceea, gândim constant oferte flexibile, iar multe dintre unitățile cu care colaborăm reușesc să acceseze finanțări prin proiecte europene (cum sunt fondurile PNRR pentru digitalizare) sau prin susținerea directă a administrațiilor locale, argumentând clar eficiența managementului unității școlare pe care o aduce catalogul electronic, explică Narcis Alexandru.
Ministerul Educației: școlile pot utiliza finanțarea de bază pentru plata abonamentelor la platforme educaționale, dacă acestea sunt necesare activității didactice
Edupedu a publicat poziția oficială a Ministerului Educației prin care se explică din ce bani se plătesc abonamentele, ce se cumpără ca investiție și care sunt pașii pentru finanțare.
Ministerul Educației și Cercetării clarifică diferența dintre licențele software și abonamente, explică modul în care acestea sunt încadrate din punct de vedere bugetar și arată care sunt pașii pe care trebuie să îi urmeze o școală atunci când solicită finanțare de la autoritatea locală.
Una dintre cele mai importante clarificări este că școlile pot utiliza finanțarea de bază pentru plata abonamentelor la platforme educaționale, dacă acestea sunt necesare activității didactice.
„Da, în măsura în care aceste platforme sunt necesare procesului educațional și cheltuiala este aprobată conform legislației în vigoare. Finanțarea de bază poate susține cheltuieli pentru bunuri și servicii care contribuie la desfășurarea activității didactice. Este important ca necesitatea utilizării platformei să fie justificată și inclusă în planificarea bugetară a unității de învățământ.”
Practic, o școală poate cumpăra astfel de servicii din categoria bunuri și servicii, cu condiția ca acestea să fie prevăzute în buget și să existe o justificare privind utilitatea lor în procesul educațional.
Redăm interviurile cu András Bejan, directorul Colegiului Național „Nagy Mózes” din Târgu Secuiesc și Ioana Daniela Avârvari, director adjunct al Școlii Gimnaziale „Ștefan cel Mare” din Botoșani
Reporter: Cum a decurs implementarea Catalogului VIVA în școala dumneavoastră? Ce a contat cel mai mult pentru ca profesorii și personalul administrativ să se adapteze rapid?
András Bejan: Implementarea Catalogului VIVA în școala noastră a decurs bine și fără dificultăți majore. Adaptarea profesorilor și a personalului administrativ a fost ușoară datorită instruirii primite, suportului tehnic oferit și faptului că platforma este intuitivă și ușor de utilizat. Cel mai mult au contat comunicarea eficientă, disponibilitatea de a învăța și colaborarea dintre membrii echipei.
Ioana Daniela Avârvari: Implementarea Catalogului VIVA a decurs foarte bine, într-un mod organizat și eficient. Adaptarea rapidă a fost posibilă datorită interfeței intuitive, sesiunilor de instruire și disponibilității permanente a echipei VIVA pentru clarificarea întrebărilor apărute în perioada de început.
Reporter: Catalogul VIVA include numeroase funcționalități. Cum a fost experiența profesorilor în utilizarea lui de zi cu zi? Ce rol au avut tutorialele și ghidurile integrate în platformă?
András Bejan: Experiența profesorilor în utilizarea zilnică a Catalogului VIVA a fost una pozitivă. Platforma este ușor de utilizat, iar funcționalitățile sunt bine organizate. Tutorialele și ghidurile integrate au avut un rol important, oferind explicații clare și ajutând profesorii să se familiarizeze rapid cu toate opțiunile disponibile.
Ioana Daniela Avârvari: Profesorii au utilizat ușor și sigur catalogul Viva în activitatea zilnică. Tutorialele și ghidurile integrate au fost de mare ajutor, oferind explicații clare și permițând rezolvarea rapidă a situațiilor întâlnite.
Reporter: Ce schimbări ați observat în activitatea profesorilor și a conducerii școlii datorită faptului că datele sunt actualizate în timp real în platformă?
András Bejan: Actualizarea datelor în timp real a îmbunătățit comunicarea și organizarea activității în școală. Profesorii au acces rapid la informațiile necesare, iar conducerea poate urmări mai eficient situația școlară și poate lua decizii bazate pe date actualizate. Acest lucru a contribuit la o mai bună coordonare și la reducerea timpului alocat activităților administrative.
Ioana Daniela Avârvari: Actualizarea continuă a datelor ușurează munca întregii echipe: conducere, secretariat, profesori.
Reporter: Cum apreciați colaborarea cu echipa VIVA, inclusiv serviciul de suport tehnic, în ceea ce privește preluarea sugestiilor venite din școli și adaptarea rapidă la modificările legislative din educație? Ne puteți da un exemplu în care rapiditatea intervenției a făcut diferența?
András Bejan: Colaborarea cu echipa VIVA a fost foarte bună. Echipa a fost deschisă la sugestiile venite din partea școlilor și a răspuns prompt solicitărilor noastre. De asemenea, platforma a fost actualizată rapid pentru a reflecta modificările legislative din educație, ceea ce ne-a ajutat să lucrăm eficient și în conformitate cu cerințele în vigoare.
De fiecare dată când am avut nevoie de ajutor, echipa a răspuns prompt și a oferit soluții eficiente. De exemplu, atunci când am întâmpinat o problemă tehnică la realizarea orarului, aceasta a fost rezolvată rapid, astfel încât activitatea școlii nu a fost afectată.
Ioana Daniela Avârvari: Colaborarea cu echipa VIVA a fost foarte bună. Sugestiile venite din partea noastră sunt analizate cu seriozitate, iar actualizările necesare sunt implementate într-un timp scurt. Serviciul de suport tehnic este prompt și profesionist. De exemplu: asocierea unor profesori la clase sau eliminarea unor discipline la anumiți elevi, preluarea automată a disciplinelor în foaia matricolă (fără a utiliza acele șabloane) etc.
Reporter: Cum v-a schimbat activitatea integrarea condicii electronice de prezență în aceeași platformă cu catalogul electronic?
András Bejan: Integrarea condicii electronice de prezență în aceeași platformă cu catalogul a simplificat activitatea zilnică a profesorilor. Toate informațiile sunt disponibile într-un singur loc, ceea ce economisește timp, reduce volumul de muncă administrativă și facilitează gestionarea eficientă a datelor.
Reporter: Care sunt rapoartele pe care le utilizați cel mai des și cât timp considerați că economisiți datorită acestora?
András Bejan: Utilizăm cel mai frecvent rapoartele privind prezența elevilor, situația școlară și notele. Aceste rapoarte ne oferă rapid informațiile necesare și ne ajută să monitorizăm activitatea școlară. Datorită lor, economisim un timp considerabil, deoarece nu mai este nevoie să centralizăm manual datele.
Ioana Daniela Avârvari: Utilizăm frecvent rapoartele privind situația școlară, frecvența elevilor, mediile și bursele.
Reporter: Cum v-a ajutat modulul de calcul al burselor? Ce probleme sau operațiuni repetitive a eliminat față de modul de lucru anterior?
András Bejan: Modulul de calcul al burselor a simplificat semnificativ procesul de acordare a burselor. Acesta realizează automat calculele și reduce riscul de erori, eliminând multe dintre operațiunile repetitive care înainte erau efectuate manual. Astfel, economisim timp și putem gestiona procesul într-un mod mai eficient și mai sigur. A eliminat operațiunile repetitive realizate manual, precum verificarea și centralizarea datelor, efectuarea calculelor și pregătirea listelor. Astfel, s-a redus timpul de lucru și riscul apariției erorilor.
Ioana Daniela Avârvari: Catalogul electronic este un instrument de lucru util în orice școală. Acesta eficientizează și simplifică activitatea didactică și administrativă, reducând considerabil timpul alocat operațiunilor repetitive și documentelor pe suport de hârtie.
Începutul de an școlar cu platforma Viva Catalog: implementare fără stres și tranziție ușoară
- Sincronizare automată: Pentru deschiderea noului an școlar, Echipa VIVA preia și actualizează automat informațiile direct din platforma SIIIR. Datele elevilor, istoricul acestora și conturile profesorilor din anii precedenți sunt salvate în deplină siguranță.
- Suport complet pentru unitățile noi: Pentru școlile aflate la prima colaborare, echipa VIVA preia integral responsabilitatea configurării inițiale a claselor și a încadrărilor, pe baza machetelor de date puse la dispoziție de unitatea de învățământ.
- Utilizare imediată: Datorită sesiunilor de instruire oferite direct la sediu sau online, profesorii se pot loga și pot utiliza catalogul încă din primele zile de școală, fiind complet scutiți de stresul configurării manuale.