„Toată lumea vede activitatea profesorilor ca fiind aceea de câteva ore la clasă, cea de 18h de predare, să spunem așa, dar munca lor în școală nu se oprește. Platforma de management organizațional VIVA îi ajută pe profesori în munca administrativă pe care nu multă lume știe că ei o desfășoară”, a declarat Cristina Florentina Șaitiș, directoare a Liceului Tehnologic ”Vlădeasa” din Huedin.
Directoarea Cristina Florentina Șaitiș a povestit ce conține platforma și cum pot fi ajutați profesorii. Ea a precizat că documentele pot fi personalizate în funcție de specificul fiecărei unități de învățământ:
„Platforma VIVA conține toate documentele manageriale de la toate compartimentele dintr-o școală: atât cu proceduri, cât și cu modele de decizii, procese verbale. Sunt organizate pe foldere, pentru fiecare comisie, pentru fiecare departament. Toate documentele care trebuie să existe într-o școală sunt actualizate permanent cu legislația care apare. Și aproape instantaneu primim mesaje că s-a revizuit o anumită procedură sau s-au refăcut modelele de documente în conformitate cu legislația apărută. Documentele sunt completate cu datele pe care școala le oferă în legătură cu componența în fiecare an a fiecărei comisii și sunt, cum să spun, marcate în documente locurile unde școala poate, conform legii, să le personalizeze, dacă vorbim aici de parte de regulamente sau de proceduri care trebuie aplicate.
Sunt niște instrumente pe care noi le folosim foarte mult, pentru că ne lămurește foarte bine în legătură cu cadrul legal și cu, să zicem așa, traseul pe care trebuie să-l parcurgem în legătură cu o anumită activitate sau cu o anumită procedură, plus că ne oferă posibilitatea să o adaptăm la nevoile școlii”, a spus cadrul didactic.
Pentru directorii de școli, platforma conține documentele de organizare managerială. Platforma este utilă pentru profesorii care fac parte din comisiile din cadrul școlilor: regulamente, procese-verbale, plan de activitate, după cum a povestit Cristina Florentina Șaitiș:
„Este o platformă în care avem conturi și acces la toate compartimentele școlii. Îi ajută pe directori cu documentele de organizare managerială, ajută secretarele, contabilii, deci găsesc acolo absolut tot ce au nevoie: documente și modele, inclusiv cereri, decizii, dosare, ce trebuie să conțină dosarul de concurs. Pe profesori îi ajută, în primul rând, pe responsabilii de comisii – de exemplu, responsabilii cu formarea continuă sau responsabilul comisiei pentru curriculum. Intră în platformă și văd tot ce ar trebui să conțină dosarul comisiei, începând de la regulament, procese-verbale, plan de activitate, plan managerial și sunt propuse acolo inclusiv idei de activități, așa cum sunt prevăzute în lege.
Acestea sunt pentru responsabilii de comisii: comisia de curriculum, cum am zis, comisia grupului de antibullying, comisia de prevenire a violenței în mediu școlar. Profesorii, practic, au ajutor în ceea ce privește activitatea în școală, dar care nu ține efectiv de procesul educativ de la clasă, ci de activitatea noastră administrativă, modele de cereri pentru bursă școlară, procedura de acordare a burselor, actele necesare, deci tot ce trebuie să conțină dosarul. Pe profesorii responsabili de comisii și membrii de comisii de lucru din școală îi ajută cu gestionarea acestor documente. Apoi, avem diferite modele de chestionare de adresat elevilor, părinților, profesorilor pentru diferite comisii. Platforma îi ajută pe profesori în munca administrativă pe care nu multă lume știe că ei o desfășoară.” – Cristina Florentina Șaitiș
Aceasta a mai spus ce activități suplimentare mai au de făcut ceilalți profesori și că „munca lor în școală nu se oprește”. Directoarea s-a referit la rapoartele pe care trebuie să le facă profesorii diriginți, precum situația burselor, situația absențelor:
„Toată lumea vede activitatea profesorilor ca fiind aceea de câteva ore la clasă, cea de 18h de predare, să spunem așa, dar munca lor în școală nu se oprește. Ei trebuie să ne ajute pe noi să desfășurăm toate activitățile administrative. Diriginții ne ajută la bursă, la absențe, la tot ceea ce ține de raportările pe care noi trebuie să le trimitem în legătură cu comportamentul, cu învățătura elevilor. (…) Sunt niște comisii la care colegii noștri lucrează și cei din afară, părinții și restul societăți, nu cunosc, dar este o muncă foarte, foarte stufoasă la nivelul hârtiilor.”
În lipsa unei platforme de acest tip, toate aceste activități implică mult timp din partea directorilor și cadrelor didactice, a spus și Maria-Vasilica Udriștioiu, director adjunct la Colegiul Tudor Vladimirescu Targu Jiu:
„Platforma conține documentele manageriale, procedurile care ne sunt de ajutor și rapoarte, modele de adeverințe, modele de decizii. Pentru că toate documentele astea școlare ne ocupă foarte mult timp. Și atunci, ca să putem îmbunătăți procesul educațional, să avem timp să ne facem orele să realizăm activitatea didactică, am apelat la platforma Viva Control. E un instrument extrem de valoros pentru orice director de școală.”
Avantajele acestei platforme sunt apreciate, practic, de toți care o folosesc. Maria-Vasilica Udriștioiu, de exemplu, a vorbit despre gestionarea eficientă a documentelor, actualizarea lor permanentă și o colaborarea mai bună între comisiile existente la nivelul fiecărei școli, ca atuuri:
„În primul rând, ajută la gestionarea eficientă a documentelor, documente precum rapoarte și documente administrative. Contribuie la o colaborare mai bună între comisiile existente la nivelul unei școli, permite accesul de la distanță, deoarece avem nevoie doar de un dispozitiv conectat la internet ca să putem intra pe acele documente. Asigură automatizarea și fluxul de lucru, reducând foarte mult timpul alocat sarcinilor administrative și să știți că asigură și siguranța datelor cu caracter personal. (…)
Ne și actualizează procedurile. Când se schimbă cât un document administrativ, când apare o ordonanță de urgență, când apar modificări în legea educației, ei imediat revizuiesc procedurile de lucru. La ei este foarte clar: când s-a modificat un document legislativ, imediat s-a revizuit și procedura, iar noi știm tot timpul că avem o procedură revizuită la momentul respectiv.
Dacă vrem să îmbunătățim anumite proceduri sau regulamentul de organizare și funcționare a unității pe specificul nostru, pe platformă este un regulament general care merge pe la toate școlile. Noi suntem un colegiu național, cu trei niveluri de învățământ – nivel primar, gimnazial și liceal – și atunci trebuie să îmbunătățim cumva regulamentul, să aducem și ceva propriu. Și-l descărcăm de pe platformă, intrăm în lege, intrăm și în regulamentul nostru intern, preluăm și specificăm acolo ce mai vrem noi de la învățământ: o școală cu reguli, prietenoasă cu elevii, dar avem reguli. (…)”, a spus directorul adjunct de la Colegiul Tudor Vladimirescu Targu Jiu.
Cristina Florentina Șaitiș a povestit cum poate fi scurtat timpul pentru activitatea administrativă și cum pot proceda profesorii dacă au vreo neclaritate:
„Se organizează foarte bine, intri pe felia ta, ce te interesează – o anumită comisie sau un anumit departament – și poți să vezi care sunt documentele obligatorii pe care trebuie să le avem în școală și-ți oferă exact formatul. (…) Ai procedura care spune foarte simplu pașii pe care trebuie să-i urmezi, cine ce trebuie să facă și în ce ordine pentru a realiza o anumită activitate și de acolo o printezi și o urmezi. (…) Scurtează foarte mult timpul de muncă, oferă și legalitate deplină oricărui demers, pentru că ți se spune de la faptul că, înainte să pornești, trebuie să formezi comisia, trebuie să o treci prin consiliul profesoral sau prin consiliul de administrație, deci tot pașii care trebuie făcuți. Dacă există o situație cu care nu te-ai confruntat și acum te confrunți pentru prima dată, doar intri în meniu de căutare, scrii despre ce este vorba și apare acolo absolut tot ceea ce trebuie să faci pentru situația respectivă. (…).”
De asemenea, directoarea a vorbit și despre protecția datelor și despre modulul pentru strategia anticorupție, aspecte cuprinse în platformă:
„De exemplu, pe lângă organizarea noastră internă, are meniul complet pentru protecția datelor, pentru că orice școală e operator de date cu caracter personal. Acolo, dată ne uităm, vedem că pe fiecare document ar trebui să avem atenționarea în legătură cu protecția datelor, aflăm de acolo ce trebuie să facem concret pentru protecția datelor. Este o persoană care răspunde, deci ne ghidează foarte mult.
Mai este un modul pentru strategia națională anticorupție, care și aceea trebuie să funcționeze și oamenii trebuie să știe despre ce e vorba. Și pe noi ne-a ajutat foarte mult, pentru că ne-am trezit într-o zi că avem o legislație și trebuie să facem o grămadă de lucruri și habar n-aveam cum să le facem, adică cu resursele din școală. Atunci avem meniul acesta. Dacă intri, ai efectiv toți pașii care trebuie urmați și ce documente stau la baza acestei strategii anticorupție, unde intră și partea de etică, deci lucruri cu care ne confruntăm în școală, dar nici n-am știut noi până într-o vreme că intră în această sferă a strategiei anticorupție.
De exemplu, anul acesta ne-au pus modele de documente școlare pentru a anul 2023-2024: documentele manageriale, comisiile cu caracter permanent. Le-au structurat vizual mai bine pe platformă, ca să nu mai folosești butonul de căutare și să cauți prin miile de documente din platformă. (…)” – directoarea Cristina Florentina Șaitiș
Platforma se actualizează permanent, după cum cum a precizat profesoara Șaitiș:„Da, permanent. Dacă mă uit, acum 9 zile s-a făcut o revizie nouă, de exemplu, la formarea profesională a personalului didactic auxiliar și nedidactic și la depunerea dosarului în vederea acordării gradației de merit.”
În privința prețului, directoarea spune că este accesibil: „Prețul este mult mai mic decât dacă ar trebui să ai în școală un specialist sau dacă ar trebui să plătești o consultanță undeva pentru chestiile astea de legislație.”
Irina Alexandru, manager zonal – zona Vest (Transilvania), a vorbit despre cum a fost gândită platforma de management instituțional VIVA și în ce constă suportul tehnic:
„În principal, când am creat această platformă, ne-am gândit foarte mult la îmbunătățirea calității educației, adică oferim absolut toate procedurile de care au nevoie atât pe partea managerială, dar și pentru profesori. Ele sunt făcute pe specificul fiecărei unități. Pe lângă partea de proceduri, se regăsesc toate documentele pentru fiecare comisie permanentă și pentru comisiile cu caracter temporar. Oferim foarte multe indicații la documentele manageriale care oricum se regăsesc pe platformă, oferim suport telefonic, intrăm pe zoom, le arătăm exact despre ce este vorba.
Îi ajutăm foarte mult și pe partea de partea de standard de ARACIP, dacă au recomandări din partea unui control, îi îndrumam exact cum trebuie completate machetele, cum trebuie așezate documentele. Se regăsesc pe platforma noastră de management educațional și partea de cursuri și lunare gratuite. Și acestea sunt nu numai pentru documentele manageriale, adică pentru directori, sunt pentru toți profesorii, pentru toate comisiile cu caracter permanent. La finalul vizionării cursului se obțin și diplome de participare pentru acel profesor.”
Cât de des sunt actualizate documentele?
Irina Alexandru: Cu acest lucru câștigăm cele mai multe recomandări, pentru că toate adică toate procedurile și documentele sunt actualizate în permanență din punct de vedere legislativ: cum a apărut acum metodologia cu consiliul de administrație sau a apărut ordinul privind bursele școlare, noi automat am actualizat toate procedurile. Deci, ele sunt în permanent actualizate.
Profesorii sunt înștiințați pe e-mail, dar pe platformă le apare tot timpul notificarea, adică un clopoțel care-i anunță în permanență că au apărut notificări din punct de vedere legislativ și exact ce s-a modificat.
Cum faceți să țineți pasul cu fiecare modificare?
Irina Alexandru: Este foarte important că noi suntem manageri zonali, dar avem un birou care în permanență se ocupă de acest lucru, iar la birou colegii sunt împărțiți, adică sunt cei care se ocupă de procedurile pe partea de compartiment secretariat, de procedurile pe partea de compartiment contabilitate și atunci ei țin doar pe acea parte. Ei știu în permanență tot se modifică și operează pe platforma noastră.
Ce tip de școală are nevoie de asemenea servicii?
Irina Alexandru: Cam toate școlile. Nu există doar un tip de școală, adică toate școlile din România au nevoie de aceste servicii, pentru că orice activitate care se desfășoară într-o unitate de învățământ, că este grădiniță, că este școală, că este liceu, are nevoie de o procedură pentru acea activitate, știți, adică accesul persoanelor străine într-o unitate. Eu nu pot să fac de capul meu și să primesc alte persoanele. Există o parte legislativă care spune acest lucru, iar ulterior, după ce se aprobă un consiliul de administrație, noi facem absolut procedura cu toți pașii pentru fiecare unitate, adică orice activitate care se desfășoară în școală are nevoie de o procedură. Practic, toate unitățile de învățământ din România au nevoie de această platformă, de aceste documente – orice unitate care are personalitate juridică: creșă, grădiniță cu program prelungit, școală primară, școală gimnazială, liceu tehnologic, teoretic, colegiu.
Cât de repede sunt remediate problemele?
Practic, noi aici câștigăm foarte mult și clienții sunt foarte mulțumiți, pentru că punem accentul foarte mare pe răspunderea cât mai promptă. Cine are nevoie (director, profesor, secretar – n.red), ia legătura cu noi, cei de pe teren. În momentul în care ni se solicită un anumit document, o anumită procedură, dacă nu o regăsește pe platformă, noi automat sunăm la birou, iar în maximum o oră este la dispoziție pe platformă, este încărcată de către colegi și apare notificarea. (…)
Pe platformă se regăsește și un chat. Este ca un messenger, adică și unitățile, dacă nu doresc să ia legătura telefonic, pot scrie acolo: „am nevoie de …”, „unde regăsesc procedură x?”, iar colegii de la birou în permanență răspund.
Provocările noilor schimbări din Educație
În această perioadă sunt foarte multe schimbări, odată ce a intrat în vigoare Legea învățământului preuniversitar. Cum sunt ele receptate de către cadrele didactice?
Cristina Florentina Șaitiș: Pentru noi este, așa cum să zic, destul de greu. Am văzut legea educației, dar mare parte din legislația conexă apare pe fiecare zi. De exemplu, acum ne confruntăm cu legislația pentru burse, bursele de merit, toate tipurile de burse, bursele sociale. Diriginții ne tot întreabă când ne puneți necesarul de documente pentru burse, să știm să anunțăm părinții să facă dosarele. Și noi le spunem: stați un pic, să apară legea. Apare într-o dimineață sau după-masă legea. Repede vedem pe platformă care sunt documentele, ca să-i putem anunța.
Este un stres în legătură cu faptul că știm că trebuie să facem niște lucruri, dar nu știm exact ce și atunci tot timpul trebuie să fim în contact și în presiune, să vedem dacă au apărut, ca să ne încadrăm în termene, da, pentru că termenele sunt destul de scurte. (…) Este greu, pentru că trebuie tot timpul să reluăm informarea și a elevilor, și a părinților de câte ori se se schimbă câte ceva. Deci, muncă aceea administrativă, pe care lumea nu o știe, pune presiune pe pe profesori, pe lângă munca de la clasă.
Mi se pare că deja ne transformăm în funcționari. Pe lângă departamentele administrative ale școlilor, profesorilor li se cer statistici. Ni se cer dosare, să verificăm și să calculăm veniturile unei familii, să punem dosarele în ordine, să le aducem la o anumită dată. Ni se cer lunar statistici cu absențe. Ni se cer de tot felul de carduri, de ajutoare, de beneficii. Practic, profesorul este și un funcționar pe lângă un cadru didactic. Și atunci, această activitate administrativă, de multe ori, năvălește așa și ocupă poate și din timpul activităților de la clasă.
Cum se adaptează directorii?
Cristina Florentina Șaitiș: Senzația mea la acest început de an este că sunt atât de multe lucruri de făcut și atât de multe hârtii și atât de multe noutăți încât nu mai pot ține pasul fizic să le fac pe toate. Răspunderea este enormă și sincer nu știu dacă pentru un director merită tot acest efort raportat și la salariu, care în continuare nu este unul, să zicem, corect, raportat la volumul de muncă și de răspundere. Și da, este mult mai ok să te duci la catedră, să ai un salariu tot ca și cum ar fi fost director, dar responsabilitatea este mai puțină.
Maria-Vasilica Udriștioiu: Totul devine din ce în ce mai greu și cu toate cazurile astea, noi v-am zis suntem un caz fericit, pentru că avem suntem cel mai bun colegiu din județul Gorj, cu rezultate foarte bune la învățătură. La nivel de țară am văzut că sunt foarte multe probleme de violență la copii, problema cu consumul de droguri, care nu știu cât de dezvoltat este fenomenul sau nu. Noi aici suntem, din nou, repet, norocoși. Noi și chemăm poliția școlară foarte des, tocmai ca să prevenim aceste lucruri. Salariile noastre sunt mai mici comparativ cu ale unor profesori care au aceeași vechime, același grad și beneficiază de aceleași drepturi ca și noi. Am rămas cumva în urmă la salarizare și mă gândesc că toate aspectele duc la demisii. Responsabilitățile sunt mult mai mari, răspunderea este mult mai mare. (…)