Un director de grădiniță care are și normă întreagă la clasă trebuie să împartă timpul între copii, profesori, părinți și administrarea unității, dar și între proceduri, decizii, comisii, raportări și legislația care trebuie verificată pentru întocmirea documentelor. Ioana Crețu Velicu, directoarea Grădiniței cu Program Prelungit „Cuvioasa Parascheva” din Iași, povestește cum folosirea unei platforme de management organizațional a redus timpul pe care îl petrece în birou pentru astfel de sarcini: „Îmi oferă timpul necesar să mă ocup de copiii din casa mea, de colectiv, de părinți, de tot ce se întâmplă în grădiniță, pentru că altfel aș sta închisă aici, în birou și aș lucra documente”.
„Am și normă la clasă, normă întreagă, și director”, explică Ioana Crețu Velicu. În aceste condiții, una dintre problemele concrete este timpul necesar pentru documentele pe care trebuie să le întocmească o unitate de învățământ.
Directoarea spune că folosește Platforma de management organizațional VIVA, unde găsește atât documentele de care are nevoie, cât și proceduri documentate în raport cu legislația în vigoare.
„Platforma VIVA mă ajută foarte mult, găsesc ajutor pentru orice document aș avea de făcut. Procedurile, de asemenea, sunt documentate cu legislația în vigoare”, spune aceasta.
Platforma poate fi consultată aici: Platforma de management organizațional VIVA.
Pentru un simplu document, primul pas era verificarea legislației
Dacă ar fi doar problema timpului necesar pentru redactarea propriu-zisă a unui document, ar fi bine. Însă înainte de a-l scrie, directorul trebuie să știe ce reguli sunt în vigoare, ce formă trebuie să aibă documentul și ce elemente trebuie să conțină.
Ioana Crețu Velicu descrie acest proces: „Pentru un simplu document, mai întâi trebuia să studiem din nou toate legile, pentru că nu pot spune că sunt calculator și chiar știu absolut tot. Trebuia să găsesc forma sau structura documentului care trebuie respectată și apoi să încep să îl compun”.
Este unul dintre punctele în care o platformă de management poate reduce munca administrativă: în loc ca fiecare director sau responsabil din școală să caute de fiecare dată cadrul legal și să construiască documentul de la zero, poate porni de la documente și proceduri deja organizate și actualizate.
Peste 370 de proceduri editabile și documente pentru activitatea unei școli
Platforma pune la dispoziția unităților de învățământ o bibliotecă de peste 370 de proceduri editabile, adaptate diferitelor compartimente administrative și didactice, conform reprezentanților acesteia.
Sunt disponibile, printre altele, modele de decizii, hotărâri ale Consiliului de Administrație, documente pentru Consiliul Profesoral, planuri manageriale și regulamente, precum și documente pentru comisiile permanente și temporare din unitatea de învățământ.
În platformă sunt gestionate și documentele aferente Sistemului de Control Intern Managerial, SCIM, și Comisiei pentru Evaluarea și Asigurarea Calității, CEAC. Potrivit reprezentanților VIVA, documentația inițială este personalizată cu datele instituției, inclusiv funcțiile și compartimentele acesteia, iar platforma permite gestionarea registrelor de riscuri, obiectivelor și rapoartelor periodice.
Procedurile pot fi avizate, aprobate și semnate electronic în platformă, astfel încât circuitul unui document să nu presupună automat și tipărirea lui pentru fiecare etapă de aprobare.
Ce are de făcut directorul în fiecare lună
Un alt instrument este „Graficul de activități pentru Director”, care organizează sarcinile manageriale pe luni, din septembrie până în iunie.
Directorul poate vedea activitățile care trebuie realizate într-o anumită perioadă, iar documentele necesare sunt asociate sarcinilor respective. Termenele pot fi mutate atunci când calendarul concret al unității o cere.
Ideea este ca directorul să nu mai fie nevoit să urmărească separat calendarul obligațiilor, documentele care trebuie întocmite și modelele necesare pentru fiecare dintre acestea.
Există separat un modul pentru achiziții publice, care permite generarea Programului Anual al Achizițiilor Publice, PAAP, și a anexei pentru achizițiile directe. Referatele de necesitate și documentele de fundamentare pot fi corelate cu lista achizițiilor.
Legislația este, la rândul său, centralizată într-un modul dedicat. Reprezentanții platformei spun că actele normative sunt actualizate în 24-48 de ore de la apariția unor noi reglementări, iar utilizatorii primesc notificări privind noile ordine, legi sau alte modificări relevante.
Implementarea la grădinița din Iași a durat două-trei luni
Experiența descrisă de Ioana Crețu Velicu arată că introducerea unui asemenea sistem nu a însemnat doar activarea unui cont și descărcarea unor documente standard.
Echipa platformei a analizat mai întâi structura concretă a unității și documentele de care aceasta avea nevoie.
„Au cercetat care este structura grădiniței, ce documente avem nevoie, ce facem, ce funcții avem în statul de funcții, absolut tot. (…) A durat implementarea vreo două-trei luni în care am colaborat permanent”, spune directoarea.
Procesul nu se încheie după implementarea inițială. „Anual trimitem lista cu angajații, deciziile comisiilor de la nivelul instituției, absolut totul și an de an se reactualizează toate datele”, explică Ioana Crețu Velicu.
Ce aduce nou platforma în această toamnă
Patru funcționalități noi sunt introduse în această toamnă, potrivit reprezentanților VIVA, iar una dintre ele îi privește direct pe profesori: „Portofoliul Profesional”.
Documentele care țin de activitatea profesională a unui cadru didactic pot fi centralizate într-un spațiu digital, structurat pe secțiuni, componente și subcomponente. Aici pot fi păstrate documente precum certificate de formare, diplome, adeverințe sau documente curriculare.
Conducerea unității poate configura structura portofoliului în funcție de specificul școlii sau al nivelului de învățământ și poate stabili termene și repere pentru completarea acestuia.
O a doua noutate este versiunea pentru dispozitive mobile. Directorul poate accesa de pe telefon o procedură, un act normativ sau serviciul de asistență, fără să fie nevoit să se afle la calculatorul din birou.
A fost modernizat și sistemul de comunicare integrat în platformă, prin care unitățile pot solicita clarificări și asistență, iar a patra noutate permite școlii sau grădiniței să își actualizeze direct profilul instituțional. Datele actualizate pot fi apoi folosite pentru personalizarea documentelor generate pentru unitatea respectivă.
De la documentele profesorilor la achizițiile școlii
Platforma reunește și alte activități care, în mod obișnuit, sunt gestionate separat. Pot fi generate adeverințe pentru elevi și cadre didactice, diplome și certificate, există acces la cursuri online și instrumente pentru realizarea documentelor privind formarea profesională.
Pentru arhivarea documentelor este disponibil VIVA Cloud, un spațiu de stocare bazat pe infrastructura Microsoft OneDrive, potrivit informațiilor furnizate de reprezentanții platformei.
Aceștia susțin că utilizarea soluției poate reduce birocrația unei unități de învățământ cu până la 35%. Procentul este o estimare comunicată de furnizorul platformei și nu rezultatul unei evaluări independente prezentate Edupedu.ro.
Timpul câștigat se întoarce în grădiniță
Pentru directoarea Grădiniței cu Program Prelungit „Cuvioasa Parascheva”, rezultatul folosirii unui instrument de management nu se măsoară însă numai în numărul de documente generate sau în procedurile disponibile.
Este vorba despre posibilitatea de a nu petrece cea mai mare parte a timpului în biroul directorului, mai ales în condițiile în care are și normă întreagă la clasă.
„Îmi oferă timpul necesar să mă ocup de copiii din casa mea, de colectiv, de părinți, de tot ce se întâmplă în grădiniță”, spune Ioana Crețu Velicu. Iar diferența față de munca administrativă făcută de la zero o rezumă într-o singură frază: „Altfel aș sta închisă aici, în birou și aș lucra documente”.