După investițiile din ultimii ani în table interactive, calculatoare, laboratoare inteligente, echipamente IT și alte tehnologii pentru școli, o întrebare a rămas fără un răspuns clar pentru mulți directori și administratori: din ce bani pot fi cumpărate platformele educaționale, licențele software sau abonamentele digitale necesare pentru ca aceste echipamente să fie folosite la clasă?
Într-un răspuns transmis Edupedu.ro, Ministerul Educației și Cercetării clarifică diferența dintre licențele software și abonamente, explică modul în care acestea sunt încadrate din punct de vedere bugetar și arată care sunt pașii pe care trebuie să îi urmeze o școală atunci când solicită finanțare de la autoritatea locală.
Licență software sau abonament – care e diferența de finanțare
Prima întrebare pe care trebuie să și-o pună o școală este ce cumpără, de fapt: o licență software sau acces la o platformă pe bază de abonament? De această diferență depinde încadrarea contabilă și, în multe cazuri, sursa de finanțare.
Ministerul Educației explică faptul că analiza nu se face după denumirea produsului, ci după drepturile pe care le dobândește școala prin contract.
„Încadrarea depinde de tipul produsului achiziționat și de drepturile pe care le dobândește școala prin contract. Dacă este vorba despre o licență software cu utilizare pe termen lung, aceasta poate fi tratată ca investiție/activ necorporal. Achiziția unei platforme cu o valoare de peste 2.500 de lei este considerată mijloc fix. Dacă vorbim despre acces la o platformă online pe bază de abonament, cheltuiala este, de regulă, una curentă, încadrată la bunuri și servicii. Important este faptul că analiza se face punctual, în funcție de contract și de reglementările financiar-contabile aplicabile instituțiilor publice”, precizează Ministerul.
Instituția explică și modul în care au fost tratate astfel de achiziții în proiectele finanțate prin Planul Național de Redresare și Reziliență (PNRR).
„Pentru proiectele implementate de unitățile de învățământ preuniversitar în cadrul Planului Național de Redresare și Reziliență, achiziția unei platforme educaționale cu licență a fost încadrată ca achiziție cu caracter regulat, fiind tratată ca o acțiune multianuală care permite încheierea unui angajament legal pe întreaga durată a proiectului. Astfel, obiectul contractului îl reprezintă cesiunea neexclusivă a dreptului patrimonial de utilizare a platformei, iar plata anticipată este legală și necesară pentru nașterea dreptului de utilizare.”
Care este diferența dintre o licență și un abonament
Ministerul explică faptul că diferența nu este doar una comercială, ci și una juridică și bugetară.
„Licența oferă, de regulă, un drept de utilizare pe termen mai lung, în timp ce abonamentul oferă acces pe o perioadă limitată. Licența software reprezintă cesiunea neexclusivă a dreptului de utilizare a unui produs digital. Plata trebuie efectuată înainte de utilizare, deoarece dreptul de utilizare devine activ doar după achitarea contravalorii licenței. Licența poate fi achitată integral la început, inclusiv pentru întreaga durată a unui proiect, fără a necesita plăți anuale ulterioare.”
În schimb, abonamentul presupune plăți recurente.
„Abonamentul anual sau lunar reprezintă un serviciu recurent, fără transfer de drepturi patrimoniale către instituție. Plata se efectuează periodic, în funcție de frecvența stabilită în contract, de regulă lunar sau anual. Din punct de vedere bugetar, el generează plăți recurente, dependente de alocările anuale ale școlii.”
Diferența bugetară dintre o licență software și un abonament
Ministerul sintetizează astfel diferența dintre cele două tipuri de achiziții:
„Diferența bugetară majoră dintre o licență software și un abonament constă în încadrarea contabilă: licența este o investiție (imobilizare necorporală) în patrimoniul școlii, în timp ce abonamentul este o cheltuială operațională (serviciu curent) inclusă în bugetul de bunuri și servicii.”
În ceea ce privește criteriile după care se stabilește această încadrare, Ministerul precizează că durata de utilizare și drepturile conferite prin contract sunt elementele esențiale, în timp ce numărul de utilizatori influențează doar valoarea contractului.
„Numărul de utilizatori grevează valoarea totală și nu schimbă natura juridică a achiziției. Prin urmare, este doar un parametru de calcul, nu un criteriu de clasificare.”
Pot fi plătite abonamentele din finanțarea de bază?
Una dintre cele mai importante clarificări este că școlile pot utiliza finanțarea de bază pentru plata abonamentelor la platforme educaționale, dacă acestea sunt necesare activității didactice.
„Da, în măsura în care aceste platforme sunt necesare procesului educațional și cheltuiala este aprobată conform legislației în vigoare. Finanțarea de bază poate susține cheltuieli pentru bunuri și servicii care contribuie la desfășurarea activității didactice. Este important ca necesitatea utilizării platformei să fie justificată și inclusă în planificarea bugetară a unității de învățământ.”
Practic, o școală poate cumpăra astfel de servicii din categoria bunuri și servicii, cu condiția ca acestea să fie prevăzute în buget și să existe o justificare privind utilitatea lor în procesul educațional.
Ce trebuie să facă o școală dacă vrea bani de la primărie
Pentru platformele sau licențele care necesită finanțare suplimentară, Ministerul descrie și traseul administrativ pe care trebuie să îl urmeze unitatea de învățământ:
- „întocmirea unei note de fundamentare la nivelul școlii, aprobată în Consiliul de Administrație, transmisă către ordonatorul principal de credite, respectiv unitatea administrativ-teritorială în subordinea căreia se află unitatea școlară pentru suplimentarea bugetului unității de învățământ;
- introducerea sumelor necesare în bugetul școlii;
- întocmirea și aprobarea listei de investiții;
- derularea achiziției conform legii.”
Dacă fondurile prevăzute pentru bunuri și servicii nu sunt suficiente, Ministerul precizează că „școala poate solicita suplimentarea bugetului de către ordonatorul principal de credite (unitatea administrativ-teritorială de care aparține).”
Cine stabilește încadrarea finală a cheltuielii
Potrivit Ministerului, încadrarea nu este decisă de minister, ci rezultă din legislația bugetară și se stabilește la nivelul unității de învățământ.
„Încadrarea finală este dată de lege prin clasificația bugetară și se stabilește la nivelul unității de învățământ, fundamentarea este realizată de contabil și aprobată de ordonatorul de credite al acesteia, respectiv directorul unității de învățământ.”
Se pot încheia contracte pe mai mulți ani?
Ministerul arată că este posibil, însă cu respectarea regulilor privind creditele de angajament și bugetul anual.
„Bugetul este anual, se pot încheia contracte multianuale în condițiile în care există credite de angajament mai mari decât creditele bugetare. Se respectă bugetul anual chiar și în cadrul contractelor multianuale.”
Platformele și licențele pot fi incluse și în proiecte europene
Ministerul amintește că în apelurile finanțate prin PNRR au fost eligibile nu doar echipamentele, ci și platformele și conținutul educațional.
„În cazul proiectelor finanțate prin PNRR beneficiarii au avut incluse cheltuielile pentru softuri educaționale, platforme, licențe, conținut digital. Acestea au putut fi incluse în conformitate cu prevederile Ghidului solicitantului prin justificarea cheltuielilor corelate cu activitățile proiectului.”
Pentru viitoarele proiecte, Ministerul recomandă ca acestea să pornească de la o analiză reală a nevoilor școlii și să urmărească dezvoltarea unui ecosistem digital complet.
Ministerul: digitalizarea nu înseamnă doar cumpărarea de echipamente
În răspunsul transmis Edupedu.ro, Ministerul amintește că standardele de dotare aprobate încă din 2022 prevăd explicit achiziționarea de software educațional și instruirea profesorilor, nu doar cumpărarea de hardware.
„Ordinul nr. 3.497/2022 este valabil pentru toate sursele de finanțare din care sunt achiziționate dotările în unitățile de învățământ preuniversitar. Din perspectiva managementului de proiect, o bună practică este ca directorii să prevadă încă din faza de planificare costul total de proprietate (echipamente + software + mentenanță), un plan de formare inițială și continuă pentru cadrele didactice, persoane responsabile pentru administrarea tehnică, indicatori care măsoară utilizarea efectivă a tehnologiei în procesul didactic și surse de finanțare pentru perioada de după finalizarea proiectului.”
Ministerul adaugă că „o școală care include echipamente, platforme digitale, formarea profesorilor și un plan de sustenabilitate are, de regulă, șanse mai mari să obțină rezultate durabile decât una care se concentrează exclusiv pe achiziții.”
Mesajul Ministerului Educației pentru școlile care au deja echipamente digitale
Ministerul recomandă școlilor să valorifice atât resursele deja disponibile, cât și oportunitățile viitoare de finanțare.
„Echipamentele reprezintă doar primul pas al procesului de digitalizare. Pentru ca acestea să genereze valoare educațională, este nevoie și de platforme, conținut digital de calitate și cadre didactice pregătite să le utilizeze eficient.
Mesajul este unul de încurajare: școlile care au realizat investiții în infrastructură au deja o bază importantă pe care pot construi. Următoarea etapă este dezvoltarea unui mediu educațional digital complet, prin valorificarea oportunităților de finanțare disponibile și prin integrarea tehnologiei în activitatea de zi cu zi de la clasă.”
Redăm răspunsurile integrale date de Ministerul Educației la solicitarea Edupedu.ro:
„Referitor la solicitarea dumneavoastră, vă comunicăm următoarele (în formatul întrebare- răspuns; acolo unde întrebarea implica subcomponente am optat pentru a răspunde distinct acestora):
1. Care este încadrarea corectă pentru achiziția unei platforme educaționale cu licență? În ce situații poate fi considerată cheltuială de capital/activ necorporal și finanțată prin bugetul local, la solicitarea școlii?
Încadrarea depinde de tipul produsului achiziționat și de drepturile pe care le dobândește școala prin contract. Dacă este vorba despre o licență software cu utilizare pe termen lung, aceasta poate fi tratată ca investiție/activ necorporal. Achiziția unei platforme cu o valoare de peste 2.500 de lei este considerată mijloc fix, potrivit prevederilor HG 72/2014 privind stabilirea valorii de intrare a activelor fixe în instituțiile publice, valoare minimă de intrare a activelor fixe stabilită în condițiile art. 7 alin. (1) lit. a din OUG 81/2003 privind reevaluarea și amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituțiilor publice. Dacă vorbim despre acces la o platformă online pe bază de abonament, cheltuiala este, de regulă, una curentă, încadrată la bunuri și servicii. Important este faptul că analiza se face punctual, în funcție de contract și de reglementările financiar-contabile aplicabile instituțiilor publice.
Pentru proiectele implementate de unitățile de învățământ preuniversitar în cadrul Planului Național de Redresare și Reziliență achiziția unei platforme educaționale cu licență a fost încadrată ca achiziție cu caracter regulat, fiind tratată ca o acțiune multianuală care permite încheierea unui angajament legal pe întreaga durată a proiectului. Astfel, obiectul contractului îl reprezintă cesiunea neexclusivă a dreptului patrimonial de utilizare a platformei, iar plata anticipată este legală și necesară pentru nașterea dreptului de utilizare. În acest caz se aplică prevederile alin. (3), art. 17 din H.G. nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor privind atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice („În cazul în care autoritatea contractantă implementează proiecte finanţate din fonduri nerambursabile şi/sau având ca obiect cercetarea-dezvoltarea, prevederile prezentului articol se aplică prin raportare la durata contractului de finanţare/proiect”), respectiv ale OMFP 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidenta și raportarea angajamentelor bugetare și legale: „Acțiunile multianuale reprezintă programe, proiecte și altele asemenea care se desfășoară pe o perioadă mai mare de un an și dau naștere la credite de angajament și credite bugetare”.
2. Care este diferența bugetară dintre o licență software și un abonament anual/lunar la o platformă educațională?
Diferența principală este că licența oferă, de regulă, un drept de utilizare pe termen mai lung, în timp ce abonamentul oferă acces pe o perioadă limitată (o lună, trei luni, un an etc.). Licența software reprezintă cesiunea neexclusivă a dreptului de utilizare a unui produs digital, conform Legii 8/1996, ceea ce îi conferă un regim juridic distinct față de serviciile recurente. Plata trebuie efectuată înainte de utilizare, deoarece dreptul de utilizare devine activ doar după achitarea contravalorii licenței. Licența poate fi achitată integral la început, inclusiv pentru întreaga durată a unui proiect, fără a necesita plăți anuale ulterioare. Această abordare este compatibilă cu art. 17 alin. (3) din H.G. 395/2016, care permite raportarea valorii achiziției la durata totală a proiectului finanțat din fonduri europene. Din punct de vedere bugetar, licența presupune o plată unică, încadrată în bugetul anului curent, fără obligația reînnoirii anuale.
Abonamentul anual sau lunar reprezintă un serviciu recurent, fără transfer de drepturi patrimoniale către instituție. Plata se efectuează periodic, în funcție de frecvența stabilită în contract, de regulă lunar sau anual. Un astfel de abonament nu poate fi tratat ca angajament multianual, decât în situații strict justificate și documentate. Pentru a fi menținut, abonamentul necesită buget disponibil în fiecare an bugetar, întrucât nu poate fi achitat anticipat pe mai mulți ani în mod obișnuit. Din punct de vedere bugetar, el generează plăți recurente, dependente de alocările anuale ale școlii.
Așadar, diferența bugetară majoră dintre o licență software și un abonament constă în încadrarea contabilă: licența este o investiție (imobilizare necorporală) în patrimoniul școlii, în timp ce abonamentul este o cheltuială operațională (serviciu curent) inclusă în bugetul de bunuri și servicii.
3. Ce criterii contează: durata de utilizare, dreptul de proprietate/utilizare, contractul, mentenanța, numărul de utilizatori?
Pentru durata de utilizare, licența permite dreptul de utilizare pe perioadă nedeterminată, abonamentul permite accesul temporar și condiționat de plata periodică. Pentru dreptul de proprietate/utilizare, licența permite cesiune neexclusivă a drepturilor patrimoniale (conform prevederilor Legeii nr. 8/1996), abonamentul permite accesul la un serviciu, fără transfer de drepturi. În cazul mentenanței pentru o licență, aceasta poate fi inclusă sau achiziționată separat. În cazul abonamentului, de cele mai multe ori mentenanța este inclusă implicit în prețul periodic. Numărul de utilizatori grevează valoarea totală (licență per utilizator / abonament per utilizator) și nu schimbă natura juridică a achiziției. Prin urmare, este doar un parametru de calcul, nu un criteriu de clasificare. Pentru proiectele europene, achiziția unei platforme educaționale sub formă de licență este cea mai adecvată, deoarece permite angajament legal multianual și plata anticipată necesară activării dreptului de utilizare în conformitate cu art. 17 alin. (3) din H.G. 395/2016.
4. Pot școlile să plătească abonamente la platforme educaționale sau cu conținut educațional din finanțarea de bază, la categoria bunuri și servicii, respectiv din costul standard per elev?
Da, în măsura în care aceste platforme sunt necesare procesului educațional și cheltuiala este aprobată conform legislației în vigoare. Finanțarea de bază poate susține cheltuieli pentru bunuri și servicii care contribuie la desfășurarea activității didactice. Este important ca necesitatea utilizării platformei să fie justificată și inclusă în planificarea bugetară a unității de învățământ.
5. Ce pași trebuie să urmeze o școală care vrea să cumpere o platformă educațională din bani de la primărie?
- Întocmirea unei note de fundamentare la nivelul școlii, aprobată în Consiliul de Administrație, transmisă către ordonatorul principal de credite, respectiv Unitatea Administrativ Teritorială în subordinea căreia se află unitatea școlară pentru suplimentarea bugetului unității de învățământ;
- introducerea sumelor necesare în bugetul școlii;
- întocmirea și aprobarea listei de investiții;
- derularea achiziției conform legii.
6. Cine stabilește încadrarea finală a cheltuielii: directorul, contabilul școlii, primăria/UAT, ordonatorul principal de credite, ISJ sau Ministerul Educației?
Încadrarea finală este dată de lege prin clasificația bugetară și se stabilește la nivelul unității de învățământ, fundamentarea este realizată de contabil și aprobată de ordonatul de credite al acesteia, respectiv directorul unității de învățământ;
7. Se pot încheia contracte multianuale pentru licențe sau abonamente educaționale? Cum se tratează bugetar un contract pe 2-3 ani?
Bugetul este anual, se pot încheia contracte multianuale în condițiile în care există credite de angajament mai mari decât creditele bugetare. Se respectă bugetul anual chiar și în cadrul contractelor multianuale.
8. Dacă finanțarea de bază pentru bunuri și servicii nu este suficientă, poate școala cere suplimentare sau redistribuire? Care este traseul administrativ?
Școala poate solicita suplimentarea bugetului de către ordonatorul principal de credite (unitatea administrativ teritorială de care aparține).
9. Pot fi incluse softuri educationale, platforme, licențe, conținut digital, mentenanță și formare pentru profesori în proiectele cu finanțare europeană depuse de școli sau UAT-uri?
În cazul proiectelor finanțate prin PNRR, mai exact pentru apelurile aferente Programului Național pentru Reducerea Abandonului Școlar (PNRAS), pentru apelul de dotare cu mobilier, materiale didactice și echipamente digitale, pentru apelul de dotare cu laboratoare inteligente, pentru apelul de formare a cadrelor didactice în domeniul pedagogiei digitale, beneficiarii au avut incluse cheltuielile pentru softuri educaționale, platforme, licențe, conținut digital. Acestea au putut fi incluse în conformitate cu prevederile Ghidului solicitantului prin justificarea cheltuielilor corelate cu activitățile proiectului.
10. Ce recomandări are MEC pentru scrierea acestor proiecte?
Prin proiectele derulate în instituțiile de învățământ preuniversitar, finanțate din PNRR, MEC a urmărit să crească autonomia în scrierea și implementarea unui proiect cu finanțare europeană. Recomandarea este ca proiectele să pornească de la o analiză reală a nevoilor școlilor, să fie aliniate cu prioritățile naționale din domeniul educației, să promoveze inovația, să încurajeze parteneriatele între școală și comunitatea locală, agenți economici, autorități locale, ONG-uri etc.
11. În proiectele de dotare, cum ar trebui gândit echilibrul dintre hardware și software?
În cazul proiectelor de dotare finanțate prin PNRR s-a urmărit dezvoltarea unui ecosistem digital de educație și de formare în vederea reducerii decalajelor în învățare. Pentru îndeplinirea acestui obiectiv au fost identificate o serie de măsuri, una dintre acestea fiind „asigurarea dotărilor necesare, atât din punct de vedere hardware, cât și software, pentru dezvoltarea competențelor digitale, în toate unitățile de învățământ”. Pentru atingerea acestui obiectiv, Ministerul Educației a aprobat un set de acte adminstrative, între care Ordinul nr. 3.497/30.03.2022 pentru aprobarea standardelor de echipare a unităților de învățământ preuniversitar cu echipamente tehnologice, cu modificările și completările ulterioare, în cadrul căruia sunt inserate o serie de NOTE:
„1. Se va avea în vedere achiziţionarea de conţinut educaţional care va acoperi domenii din programa şcolară şi de software/licenţă cu specific educaţional care să asigure distribuirea centralizată, în reţeaua locală, a materialelor didactice pe echipamentele de la pct. 1 şi 11. Furnizorul va asigura conectarea dispozitivelor din laboratorul inteligent la reţeaua de comunicaţii a unităţii de învăţământ.
2. Echipamentele prevăzute la pct. 1-11 sunt echipamente cu caracter obligatoriu.
3. Se va avea în vedere asigurarea instruirii cadrelor didactice pentru utilizarea echipamentelor furnizate.
4. Specificaţiile/Caracteristicile tehnice menţionate în dreptul fiecărui echipament reprezintă cerinţe tehnice minimale.”
12. Există riscul ca școlile să cumpere echipamente fără să prevadă costuri pentru platforme, licențe și pregătirea profesorilor?
Ordinul nr. 3.497/2022 este valabil pentru toate sursele de finanțare din care sunt achiziționate dotările în unitățile de învățământ preuniversitar. Din perspectiva managementului de proiect, o bună practică este ca directorii să prevadă încă din faza de planificare costul total de proprietate (echipamente + software + mentenanță), un plan de formare inițială și continuă pentru cadrele didactice, persoane responsabile pentru administrarea tehnică, indicatori care măsoară utilizarea efectivă a tehnologiei în procesul didactic și surse de finanțare pentru perioada de după finalizarea proiectului. O școală care include echipamente, platforme digitale, formarea profesorilor și un plan de sustenabilitate are, de regulă, șanse mai mari să obțină rezultate durabile decât una care se concentrează exclusiv pe achiziții.
13. Ce mesaj transmite Ministerul Educației și Cercetării directorilor care au echipamente digitale, dar nu au încă software sau conținut educațional?
În ceea ce privește conținutul educațional, unitățile de învățământ pot utiliza platforma EDULIB, o bibliotecă digitală națională pentru educație dezvoltată în România, destinată elevilor și profesorilor. Platforma oferă acces la mii de resurse educaționale digitale, lecții interactive, materiale multimedia și instrumente pentru predare, învățare și evaluare pentru nivelurile primar și gimnazial. Echipamentele reprezintă doar primul pas al procesului de digitalizare. Pentru ca acestea să genereze valoare educațională, este nevoie și de platforme, conținut digital de calitate și cadre didactice pregătite să le utilizeze eficient.
Mesajul este unul de încurajare: școlile care au realizat investiții în infrastructură au deja o bază importantă pe care pot construi. Următoarea etapă este dezvoltarea unui mediu educațional digital complet, prin valorificarea oportunităților de finanțare disponibile și prin integrarea tehnologiei în activitatea de zi cu zi de la clasă”.