Universitatea Tehnică „Gheorghe Asachi” din Iași este recunoscută drept una dintre cele mai avansate instituții de învățământ superior din România în ceea ce privește digitalizarea și modernizarea managementului academic. Colaborarea strategică a universității cu Adservio arată că există exemple concrete de bune practici care pot servi drept inspirație și model în mediul universitar românesc. Aceste inițiative sunt un semnal pozitiv pentru întregul sector educațional, demonstrând că viziunea și deschiderea conducerii instituțiilor academice sunt esențiale pentru alinierea la standardele europene și internaționale.
Conf. Univ. Dr. Ing. Simona Caraiman, Prorector la Universitatea Tehnică “Gheorghe Asachi” din Iași, detaliază această experiență și beneficiile aduse de colaborarea cu Adservio.
Universitatea Tehnică „Gheorghe Asachi” din Iași a inițiat un parteneriat strategic pentru dezvoltarea unei platforme digitale universitare. Care a fost motivația inițială pentru această colaborare?
Simona Caraiman: Inițiativa noastră a pornit în 2021, când am constatat lipsa unor soluții digitale pe piață care să răspundă nevoilor noastre complexe privind managementul universității.
Aveam nevoie de o platformă care să gestioneze eficient activitățile academice, administrative și financiare.
De aici a venit ideea unei colaborări cu Adservio, o echipă cu mare experiență în privința digitalizării în educație.Așadar, platforma pe care o folosim acum nu este doar rezultatul unei simple achiziții, ci produsul unei colaborări cu Adservio. Prin parteneriat, Adservio a extins această viziune într-un produs scalabil și disponibil pentru întregul mediu universitar din România.
Astfel, colaborarea s-a transformat într-un parteneriat strategic real, în care universitatea noastră a contribuit direct la fundamentarea unei platforme ce poate deveni un model de digitalizare academică.
Care au fost obiectivele clare stabilite la începutul proiectului?
Simona Caraiman: Ne-am propus debirocratizarea instituției, optimizarea fluxurilor administrative și academice și asigurarea accesului în timp real la informații. De asemenea, am avut în vedere securitatea și conformitatea cu standardele GDPR și cele de siguranță a datelor, un aspect esențial în mediul universitar.
În ce fel v-ați implicat personal în dezvoltarea platformei?
Simona Caraiman: În calitate de Prorector pentru Informatizare și Comunicații Digitale, am coordonat echipa Direcției noastre de Informatizare care a colaborat îndeaproape cu Adservio. Am lucrat direct cu echipele tehnice și cu utilizatorii finali, astfel încât platforma să răspundă exact nevoilor specifice ale fiecărui tip de utilizator din universitate.
Menționez că unul dintre marile avantaje ale colaborării TUIASI–Adservio este modelul de lucru colaborativ. Această abordare permite ca fiecare modul să fie adaptat la cerințele reale, într-un mod agil, iterativ și orientat către performanță. Este o formulă rar întâlnită în dezvoltarea de software educațional, care asigură un nivel ridicat de adecvare, funcționalitate și utilizabilitate, datorită implicării directe a beneficiarului în procesul de creare a soluției.
Ce avantaje aduce platforma comunității academice din universitatea dumneavoastră?
Pe scurt, reușim să simplificăm semnificativ activitatea academică și administrativă și oferă acces rapid și intuitiv la informații relevante pentru studenți și cadre didactice. Concret, platforma oferă numeroase beneficii concrete, începând cu gestionarea transparentă și eficientă a planurilor de învățământ, care asigură o structură clară și accesibilă a programelor academice.
De asemenea, platforma dispune de un sistem digitalizat de evaluare academică, prin intermediul catalogului online, care permite monitorizarea continuă a performanțelor studenților. Platforma administrează în mod complet procesul de cazare a studenților, simplificând procedurile birocratice și oferind o gestionare centralizată a locurilor disponibile în cămine. În plus, studenții noștri au acces prin aplicația mobilă la planul de învățământ, catalog, cazări, taxe, etc.
Puteți exemplifica anumite funcționalități inovatoare introduse prin platforma Adservio?
Simona Caraiman: Sigur. Un aspect foarte important în dezvoltarea platformei este că funcționalitățile sale depășesc cu mult ceea ce oferă în mod obișnuit un sistem de gestiune universitară.
Lucrăm acum la integrarea unui modul financiar pentru gestionarea transparentă și digitală a plăților studenților. O astfel de funcționalitate integrată în platforma de școlaritate permite digitalizarea completă a unor fluxuri într-o singură aplicație. Spre exemplu, a procesului de susținere a unei reexaminări cu plată, de la cererea de susținere, la generarea obligației de plată, efectuarea acesteia și până la trecerea notei în catalog. Un alt exemplu este fluxul de acordare a burselor, de la alocarea lor pe baza rezultatelor academice, până la plata efectivă. Platforma este, de asemenea, adaptată rapid la schimbările legislative, precum definirea și gestiunea planurilor de învățământ conform noilor standarde de calitate ARACIS.
Un alt aspect esențial într-o universitate îl reprezintă activitatea de cercetare care presupune un proces complex și anevoios de raportare. Astfel, lucrăm împreună, echipa Adservio cu cea a Direcției noastre de Informatizare, la integrarea unui modul pentru gestiunea, analiza și raportarea rezultatelor activității de cercetare, automatizând și simplificând acest proces esențial care impactează direct atât finanțarea cât și performanța universității.
Un mare avantaj al platformei este modularitatea sa și faptul că se poate adapta ușor oricărui tip de universitate, indiferent de dimensiune sau complexitate. Fiecare instituție poate alege ce module implementează și în ce ritm, ceea ce o face extrem de flexibilă.
Ce aspect apreciați la parteneri în acest proiect?
Simona Caraiman: Deschiderea și adaptabilitatea lor la cerințele noastre specifice. Apreciez, de asemenea, atenția constantă la experiența utilizatorului, adică profesorii, studenții și colegii din departamentele administrative.
Feedback-ul nostru este întotdeauna integrat rapid, ceea ce face ca platforma să evolueze permanent, oferindu-ne un avantaj important. Totodată, promovăm admiterea la facultățile universității noastre pe un portal special al platformei Adservio, unde avem acces la cea mai mare comunitate de elevi din învățământul liceal din România.
Cum vedeți viitorul digitalizării în mediul universitar românesc?
Simona Caraiman: Există câteva direcții majore pe care universitățile le pot fructifica odată cu transformarea digitală. Pe de o parte, tehnologiile digitale pot susține personalizarea și flexibilizarea educației. Platformele integrate de management academic, instrumentele de învățare online, VR/AR sau aplicațiile colaborative sunt exemple de soluții care permit configurarea adaptivă a parcursurilor academice, evaluare în timp real și feedback personalizat astfel încât educația să capete un caracter centrat în mod real pe student, răspunzând nevoilor individuale și evoluției pieței muncii.
O altă direcție importantă o reprezintă eficiența administrativă și decizională. Sistemele de management digital integrează procesele academice și administrative facilitând analiza datelor pentru politici educaționale mai bune precum și răspunsuri rapide în situații de criză, precum cele din perioada pandemiei.
Nu în ultimul rând, digitalizarea susține colaborarea interdisciplinară și internațională, accesul rapid la resurse științifice și integrarea inteligenței artificiale în analiza și managementul datelor.
Citește și:
Când ceream situația cu numărul de absențe, deja vedeam încrâncenarea de pe fețele profesorilor: „am de numărat 1.500 de absențe!”, spun directorii de școli care au ales digitalizarea managementului educațional, cu efecte puternice pe prezența elevilor la școală, reducerea abandonului și debirocratizare – VIDEO
Un pas concret în susținerea raportărilor către Minister: Adservio oferă gratuit modulele Note, Absențe și Butonul Roșu pentru toate școlile fără catalog electronic din România (P)
Ștefan Lefter
Raluca Pantazi